Zarządzanie nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych wymaga staranności, precyzji i efektywności. Poniżej przedstawiamy kluczowe procedury, które mogą znacznie ułatwić i usprawnić pracę firmy administrującej nieruchomościami.
1. Odczyt liczników (wody, gazu, prądu)
Opis: Procedura obejmuje kroki niezbędne do regularnego odczytywania liczników wody, gazu i prądu znajdujących się w częściach wspólnych budynku.
- Instrukcje dotyczące lokalizacji liczników
- Metody odczytu i zapisu danych
- Harmonogramy odczytów
2. Zgłaszanie i obsługa usterek
Opis: Szczegółowy proces zgłaszania usterek przez mieszkańców oraz ich obsługi przez firmę administrującą.
- Formularze zgłoszeniowe
- Kanały komunikacji (telefon, e-mail, aplikacja)
- Procedury naprawcze i terminy realizacji
3. Zarządzanie rezerwacjami części wspólnych
Opis: Procedury dotyczące rezerwacji wspólnych przestrzeni, takich jak sale konferencyjne, sale fitness czy ogrody.
- System rezerwacji (online lub papierowy)
- Regulamin korzystania z części wspólnych
- Opłaty i zasady anulowania rezerwacji
4. Planowanie i przeprowadzanie prac konserwacyjnych
Opis: Harmonogramy i procedury regularnych przeglądów technicznych i konserwacji budynku.
- Lista kontrolna prac konserwacyjnych
- Częstotliwość i terminy przeglądów
- Wykaz firm zewnętrznych do współpracy
5. Zarządzanie finansami wspólnoty
Opis: Procedury związane z zarządzaniem budżetem wspólnoty, księgowością i rozliczeniami.
- Tworzenie budżetu rocznego
- Monitorowanie wydatków i przychodów
- Rozliczenia z mieszkańcami i firmami zewnętrznymi
6. Komunikacja z mieszkańcami
Opis: Procedury utrzymywania regularnej i efektywnej komunikacji z mieszkańcami.
- Metody komunikacji (biuletyny, e-maile, spotkania)
- Organizacja zebrań wspólnoty
- Informowanie o ważnych wydarzeniach i zmianach
7. Sprzątanie i utrzymanie czystości
Opis: Szczegółowy plan i harmonogram prac porządkowych w częściach wspólnych.
- Codzienne i cotygodniowe obowiązki sprzątania
- Środki czystości i wyposażenie
- Kontrola jakości wykonywanych prac
8. Zarządzanie bezpieczeństwem
Opis: Procedury dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa mieszkańców i nieruchomości.
- Systemy alarmowe i monitoring
- Ewakuacyjne plany awaryjne
- Przeglądy i konserwacja systemów bezpieczeństwa
9. Obsługa dokumentacji
Opis: Zarządzanie dokumentacją wspólnoty, w tym umowami, protokołami zebrań, planami budynku.
- Archiwizacja dokumentów
- Dostępność dokumentów dla mieszkańców
- Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych
10. Zarządzanie zielenią i terenami zewnętrznymi
Opis: Procedury pielęgnacji zieleni i utrzymania terenów zewnętrznych wokół budynku.
- Planowanie prac ogrodniczych
- Harmonogramy koszenia trawy, przycinania drzew i krzewów
- Współpraca z firmami ogrodniczymi
Nasza misja
Naszym celem jest zapewnienie wysokiej jakości usług administracyjnych, które przyczynią się do komfortu i zadowolenia wszystkich mieszkańców wspólnoty. Dzięki jasno określonym procedurom, możemy efektywnie zarządzać nieruchomościami, dbając o każdy szczegół.
Kontakt
Masz pytania lub potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami!
- E-mail: info@report.pl
- Telefon: 883 993 371
Dziękujemy za zaufanie i cieszymy się na współpracę!